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Pourquoi un outil de gestion de projets collaboratif est-il indispensable pour une entreprise aujourd’hui ?

Le mode « projet » s’est fait une place de choix au sein de votre entreprise ?

Si dans certaines structures, cette façon de travailler est parfaitement maîtrisée, elle présente dans d’autres cas des difficultés.

Comment centraliser les informations ? Comme s’assurer que le projet avance correctement ? Comment créer une organisation collaborative entre des individus qui ont leur propre manière de travailler ?

Voilà quelques questions auxquelles les outils de gestion de projets permettent de répondre, développant dans le même temps l’adhésion à de nouvelles méthodes de travail (méthodes agiles notamment).

Si vous faites face à des projets qui avancent au ralenti ou qui n’aboutissent pas, ces outils pourraient bien changer la donne !

En quoi consiste un outil de gestion de projet ?

L’aspect « collaboratif » est probablement le plus important : un outil de gestion de projet a pour objectif de favoriser et de faciliter le travail en équipe.

De la mise en place du projet jusqu’à sa finalisation, il devient ainsi simple de suivre sa progression et de délimiter des étapes clés.

À travers un outil commun, chacun a accès à la répartition et à la planification des tâches, depuis un ordinateur ou un smartphone.

Et si vous pensez qu’il s’agit d’un outil dédié aux Start-ups en plein processus créatif, détrompez-vous ! Tous les secteurs et types d’entreprises peuvent profiter d’une telle solution, au sein de différents services : marketing, RH, commercial, achats, etc.

En interne ou pour communiquer avec les clients, c’est une solution qui se montre très efficace.

Qu’est-il possible de faire avec ces différents outils ?

Si les solutions de gestion de projets collaboratives ont pour vocation de faciliter l’organisation des projets, toutes n’offrent pas les mêmes possibilités.

Types de projets à gérer, budget, équipe concernée : à vous de choisir la plateforme la plus adaptée. Certains outils sont même gratuits, mais les fonctionnalités sont alors assez limitées.

Voici les fonctionnalités les plus communes et les plus importantes :

  • la planification, pour définir les échéances de chaque tâche et anticiper chaque étape du projet ;
  • le suivi des tâches et leur répartition, afin que chaque intervenant sache ce qu’il doit faire et sous quel délai, et qu’il puisse informer ses collaborateurs de son avancée ;
  • la gestion des ressources humaines et matérielles, pour savoir à tout moment qui est disponible, quels locaux et équipements peuvent être utilisés, etc.
  • le suivi de la rentabilité du projet, indispensable pour réaliser des ajustements budgétaires ou d’organisation si nécessaire ;
  • la vision globale de l’avancée du projet, sous la forme d’un diagramme de Gantt ou autre représentation visuelle, pour faciliter le pilotage et avoir rapidement accès aux informations les plus importantes.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Alors, l’outil de gestion de projet collaboratif, simple outil pratique ? En réalité, il apporte une véritable valeur ajoutée aux équipes qui l’utilisent au quotidien.

De façon concrète, on remarque qu’une telle plateforme permet d’améliorer la productivité de bien des manières :

  • meilleure structuration des projets, qui deviennent plus lisibles sur les court, moyen et long termes ;
  • gain de temps dans l’affectation et le traitement des missions ;
  • centralisation des informations et échanges facilités, évitant ainsi des envois d’emails chronophages et contre-productifs ;
  • création de To-Do Lists quotidiennes, permettant une organisation du travail plus efficace ;
  • renforcement de l’esprit d’équipe par le biais d’actions collectives et d’un partage des responsabilités.

Le résultat est sans appel : on réduit drastiquement le temps perdu et on peut se concentrer sur les tâches importantes, créatrices de valeur et qui font avancer le projet. En toute logique, cela améliore donc le ROI, indicateur central de la rentabilité d’un projet.

Sans oublier qu’une organisation fluide et une communication efficace sont essentielles pour garantir une bonne ambiance de travail.

La gestion de projet chez Respoweb : l’application Beesbusy

Convaincue des bienfaits des plateformes de gestion de projet, l’agence Respoweb a également adopté un tel outil au quotidien. C’est la solution Beesbusy qui a été retenue, car elle dispose de fonctionnalités et d’avantages que l’on ne retrouve pas partout ailleurs :

  • un seul outil pour gérer son planning professionnel et personnel, avec une vue multi-projets qui facilite l’organisation ;
  • un fonctionnement facile, intuitif et collaboratif ;
  • une interface personnalisable en fonction de sa marque/de son entreprise ;
  • un tableau de bord propre à chacun, au sein duquel on peut intégrer les indicateurs et tâches quotidiennes majeurs ;
  • une assistance en ligne pour demander conseil auprès des professionnels de Beesbusy, mais aussi de la communauté d’utilisateurs ;
  • accessible au bureau, mais aussi n’importe où via une application mobile ;
  • mesure de la rentabilité des projets grâce à une vision globale ou plus précise, permettant de savoir combien de temps chaque personne a consacré à telle ou telle tâche.

Avec un tel outil de travail, Respoweb est en capacité de gérer efficacement tous types de projets web, en offrant à ses clients les meilleurs délais possibles et en communiquant régulièrement sur l’avancée précise de la mission qui lui est confiée.

Demandez votre code de parrainage Respoweb pour obtenir une remise sur la solution Beesbusy

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