Savoir gérer son temps pour être plus productif

Travailler c’est bien, mais travailler en étant le plus efficace et productif possible c’est encore mieux. 

Voici donc une liste de 8 conseils à suivre pour se donner toutes les chances d’être le plus productif et d’être parfait niveau timing : 

1. Lister les tâches à faire

La première étape à suivre, est de lister les tâches à faire dans la journée, dans la semaine, dans le mois… Cela permet de les fixer clairement pour avoir une meilleure vue d’ensemble des choses à accomplir. 

Afin de les répertorier, il y a 2 équipes. Il y a celle qui préfère écrire, donc lister ses tâches sur un cahier, un post-it ou sur n’importe quel autre bout de papier. Puis il y a celle qui préfère l’informatique. Pour l’informatique, il existe des milliers de sites qui permettent d’organiser son planning et qui sont parfaits à utiliser en entreprise. Pensez à Trello, Monday.com, ou Wrike par exemple qui sont des outils de gestion très appréciés.

2. Organiser ses priorités

Le deuxième point à suivre, est celui d’organiser ses priorités. Effectivement, toutes les choses à faire n’ont pas le même degré d’urgence et d’importance. C’est pour cela qu’il est utile d’établir quelles sont les tâches urgentes et prioritaires à réaliser. Et ensuite, lesquelles sont importantes à accomplir, mais pas urgentes. Cela permet d’anticiper et d’avoir une vision globale. 

3. Définir ses objectifs de la journée

L’étape suivante est de définir ses objectifs à réaliser, par exemple le temps accordé à chacune d’entre elles. Comme dit précédemment chaque mission n’a pas le même degré d’importance, certaines sont plus volumineuses que d’autres et prennent donc plus de temps.

Mais également le nombre de choses à faire, comme passer 10 appels aujourd’hui par exemple. 

C’est de cette manière qu’on avance et qu’on sait où on va.

4. Utiliser la méthode qui vous correspond le mieux

C’est un point important, il faut connaître ses préférences. Certains préfèrent réaliser les tâches les plus courtes et faciles à exécuter en premier car c’est parfois plus simple pour se mettre à travailler. Tandis que d’autres choisissent de se concentrer directement sur le plus gros du travail pour être le plus rapidement débarrassé. C’est à chacun sa méthode. 

5. Travailler quand vous êtes le plus efficace

Effectivement, quand on parle de mieux se connaître, il y a aussi le fait de savoir si on est plus du matin ou du soir. En effet, nous ne sommes pas tous égaux, certains sont comme des moteurs diesels et ne sont vraiment pas du matin, ils ont besoin de préchauffage avant d’être productifs. Pour d’autres, l’après-midi n’est pas le moment le plus opportun, leur énergie baisse à mesure que la journée avance. C’est pour cela qu’il est important encore une fois de bien cerner ses préférences afin d’être le plus productif possible au meilleur moment. 

6. Évitez de faire plusieurs choses en même temps

Il est très fréquent de se faire interrompre par un collègue à propos d’un sujet et donc de dévier sur une autre tâche. Ou encore de penser à quelque chose et le faire directement en abandonnant ce qu’on était en train de faire. Résultat, on se retrouve à en faire plusieurs en même temps et on ne sait plus où on en est rendu. Mais essayez de vous concentrer sur une tâche à la fois, vous serez plus efficace en étant pleinement investi dans une chose plutôt qu’être dispersé dans plusieurs tâches.

En plus de cela, lorsque vous travaillez sur plusieurs choses à la fois, vous accumulez le nombre d’onglets, d’outils, de logiciels.

7. Un environnement optimal 

Il faut que vous soyez à l’aise dans votre bureau, il faut que l’endroit où vous travailler soit agréable pour vous. Personnalisez votre bureau, faites en sorte que cela soit votre bureau, votre espace de travail. 

Si vous êtes en télétravail, il est important d’avoir un endroit dans votre appartement ou une pièce dans votre maison dédiée pour le travail. Il ne faut pas mélanger les espaces et travailler sur son canapé ou son lit par exemple. Certes, au moins c’est confortable, mais ce sont des espaces où en temps normal vous vous détendez,  la limite entre travail et vie personnel ne sera pas claire. Vous aurez plus de mal à vous mettre au travail dans votre salon ou votre chambre et serez plus rapidement tenté de faire autre chose. 

Un environnement optimal, c’est aussi, travailler dans des conditions favorables. Par exemple, vous pouvez écouter de la musique si cela vous aide à vous concentrer.

gérer son temps

8. Supprimez toutes distractions

Dernier conseil, supprimez toutes les distractions autour de vous. C’est compliqué, car parfois on n’a pas de téléphone professionnel donc on travaille avec son téléphone. On est donc vite tenté de répondre à untel, d’aller sur les réseaux sociaux, de checker quelque chose… Essayez de le ranger quand vous n’en avez pas besoin ou de faire en sorte qu’il ne soit pas dans votre champ de vision. Si résister à la tentation de votre téléphone est trop difficile et que cela vous empêche de travailler, il existe des applications permettant de bloquer toutes les applications de votre téléphone pendant une durée déterminée. 

 

Vous avez maintenant tous les éléments pour être le plus productif au travail, à vous de jouer !

 

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